Die Vorschriften der DSGVO sehen für Unternehmer verschärfte Informationspflichten vor. Diese erstrecken sich auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Näheres erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Ab dem 25.05.2018 müssen Unternehmen die Regelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt haben. Hierzu gehören auch die Angaben, die Sie in Ihrer Datenschutzerklärung machen müssen, die sich auf Ihrer Homepage befindet. In dieser Erklärung müssen auch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten über die jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage angegeben werden. Dies ergibt sich aus Art. 13 DSVGO, § 14 DSGVO.
Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht hinreichend nachkommen, müssen gem. Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit der Verhängung eines Bußgeldes bis zu 20.000.000 Euro, bzw. bis maximal 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs betragen rechnen, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie eine kostspielige Abmahnung erhalten.
Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Steuerrecht. Sie erstreckt sich gem. § 147 AO auf die folgenden Unterlagen:
Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören vor allem das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher.
Unter Inventaren muss man sich Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden vorstellen.
Zu den Geschäftsbriefen gehören ebenfalls Unterlagen wie Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie Empfangsbestätigungen.
Normalerweise gilt bei diesen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Anders sieht es in den folgenden Fällen aus. Hier besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsfristen für Kaufleute, die sich nach § 257 HGB richten.
Für die übrigen Unterlagen gilt hingegen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Darüber hinaus ergeben sich auch aus einigen weiteren Gesetzen Aufbewahrungsfristen, über die in der folgenden Tabelle informiert wird.
Unterlagen
Aufbewahrungsfrist
Rechtsgrundlage
Abrechnungsunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Abtretungserklärungen, soweit erledigt
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Akkreditive
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aktenvermerke
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Angebote mit Auftragsfolge
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Anlagenvermögensbücher- und Karteien
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig
2 Jahre
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose)
10 Jahre
§ 630f Abs. 3 BGB
Ausgangsrechnungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbürgschaften nach Vertragsende
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Belegformate
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern
Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 28f Abs. 1 SGB IV
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebskostenrechnungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Bewerbungen auf Anzeige
Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden)
§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Bewertungsunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Dateien, Beschreibungen der
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Dateiverzeichnisse
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Datensicherungsregeln
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Eingabedatenformate
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Einheitswertunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Geschäftsbriefe)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
E-Mails (Mahnungen)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Essensmarkenabrechnungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Exportunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Geschäftsbriefe)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Faxe (Buchungsbelege)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung
bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Frachtbriefe
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsberichte
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Geschenknachweise
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen"
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbücher
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsregisterauszüge,
beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Hauptabschlussübersicht
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Initiativbewerbungen per Post
6 Monate
§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Initiative Online-Bewerbungen
6 Monate
§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO
Inventare (§ 240 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Investitionszulage (Unterlagen)
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Jahresabschluss mit Erläuterungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenberichte
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenbücher/-blätter
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kontenregister
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kontoauszüge
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernabschluss (§ 290 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lagerbuchführungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnbelege als Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Mahnbescheide und Mahnungen
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Nachnahmebelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Nebenbücher
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Online-Rechnungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Programmablaufbeschreibungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Programmverzeichnisse
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Protokolle, als Handelsbrief
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Prozessakten
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Quittungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Rechnungen an Unternehmer
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Reisekostenabrechnung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen
30 Jahre nach der letzten Behandlung
§ 28 Abs. 3 RöV
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder
10 Jahre
§ 28 Abs. 3 RöV
Sachkonten
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Saldenbilanzen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Scheck- und Wechselunterlagen,
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
als Buchungsbeleg
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Schriftwechsel
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Spendenbescheinigungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Steuererklärungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Steuerbescheide
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Verkaufsbücher
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Vermögensverzeichnis
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Versicherungspolicen,
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
nach Ablauf der Versicherung
6 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen)
Keine
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Wechsel
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zahlungsanweisungen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zollbelege
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Bei den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen handelt es sich in der Regel um Mindestfristen.
Fazit:
In diesem Ratgeber kann nur ein Überblick über die Informationspflichten aus der DSVGO sowie die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden. Unternehmer sollten sich am besten an die zuständige IHK sowie den Datenschutzaufsichtsbehörden Ihres Bundeslandes wenden und dort umfassend auf ihre Situation bezogen informieren.
Autor: Harald Büring, Ass. jur. (Juraforum-Redaktion)
